La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un sistema evoluto di posta elettronica, regolata da un'apposita normativa e rilasciata da gestori autorizzati.

La PEC consente di scambiare messaggi e documenti allegati di qualunque tipo (amministrativo, commerciale, informativo, etc.), in modalità certa e protetta, ed economica, con lo stesso valore legale della Raccomandata postale con Ricevuta di ritorno purché gli indirizzi del mittente e del destinatario siano entrambi di posta certificata.*

L’operatività in generale è equiparabile a quella di una email classica, però il suo utilizzo non si limita al campo delle raccomandate: la PEC può essere utilizzata per l’invio di contratti, ordini, fatture, corrispondenza con la P.A, trasmissione di documenti riservati e quant’altro possa avere valore legale.

Tutti possono usufruirne: imprenditori individuali, società, Pubbliche Amministrazioni, associazioni, professionisti, semplici cittadini.

* se invio da indirizzo PEC a indirizzo non-PEC riceverò solo un avviso di accettazione dal mio gestore PEC, ma la trasmissione non sarà certificata nella sua totalità, e potrei anche ricevere un errore di mancata consegna. Se invio da indirizzo non-PEC a indirizzo PEC la ricezione da parte del destinatario potrebbe non avvenire (dipende da come il destinatario ha configurato la sua casella PEC). In ogni caso, comunque, le spedizioni tra mail PEC e non-PEC (e viceversa) non hanno alcun valore legale.

Rispetto alla posta elettronica tradizionale, la PEC garantisce:

• la certezza dell'invio
• la sicurezza della consegna
• l'immodificabilità del contenuto del messaggio
• la riservatezza del messaggio
• l'identificazione sicura della casella mittente

Rispetto alla tradizionale raccomandata cartacea, la PEC assicura un notevole risparmio di costi di spedizione, di tempi di esecuzione, di spazi e procedure di conservazione.

Nel caso in cui il messaggio sia stato effettivamente consegnato, il destinatario non può negare l’avvenuta ricezione, dal momento che la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, firmata ed inviata al mittente dal Gestore di PEC scelto dal destinatario, riporta la data e l’ora in cui il messaggio è stato consegnato, certificando l’avvenuta consegna.

Il servizio di PEC è normato a livello nazionale. All’Agenzia per l’Italia digitale (AgID) sono state attribuite le competenze in materia di PEC, e in particolare:

• la definizione delle regole tecniche e il loro aggiornamento
• la gestione dell’iscrizione e dell’elenco dei gestori di posta elettronica certificata
• la vigilanza e il controllo sulle attività esercitate dai gestori iscritti nell’elenco

Per dotarsi di un indirizzo PEC occorre quindi rivolgersi ad uno dei Gestori ufficiali autorizzati dall’AgID, in possesso dei requisiti previsti dalla normativa di riferimento.

Consulta l'Elenco pubblico dei Gestori. Costi e modalità di rilascio variano a seconda del gestore.

Il domicilio digitale è un nuovo concetto introdotto dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), un testo unico che organizza le norme riguardanti l'informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese. In pratica il domicilio digitale è un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, e ricopre il ruolo di recapito ufficiale elettronico di un’impresa, di un professionista, di una Pubblica Amministrazione, di un semplice cittadino.

Il domicilio digitale di un soggetto è l’equivalente online del suo domicilio fisico, un indirizzo a cui chiunque può inviare comunicazioni. Le comunicazioni elettroniche scambiate tra domicili digitali producono gli stessi effetti giuridici delle comunicazioni cartacee a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno ed equivalgono alla notificazione per mezzo della posta, anche riguardo al momento della spedizione e del ricevimento.

Quello che prima era indicato solo come l’indirizzo di posta elettronica certificata di un’azienda, viene quindi adesso definito “domicilio digitale / PEC dell’impresa”.

L’ambito di utilizzo è la gestione delle comunicazioni, completamente digitali, principalmente tra imprese e Pubblica Amministrazione, ma anche tra impresa e impresa, e tra imprese e cittadini.

L'art. 37 del c.d. decreto Semplificazione, D.L. n. 76/2020 ("disposizioni per favorire l’utilizzo della posta elettronica certificata nei rapporti tra Amministrazione, imprese e professionisti"), ha stabilito l'obbligo, se non si fosse già provveduto a tale adempimento, di comunicare il proprio domicilio digitale (indirizzo PEC - Posta Elettronica Certificata) entro il 1° ottobre 2020

• al Registro Imprese, per tutte le imprese costituite in forma societaria o individuale
• ai rispettivi ordini o collegi, per i professionisti iscritti in albi ed elenchi

al fine di semplificare e rafforzare l’utilizzo esclusivo della PEC e del domicilio digitale nei rapporti tra le imprese, i professionisti e la P.A.

In caso di mancata comunicazione del domicilio digitale l’impresa incorre nell’assegnazione d’ufficio di un nuovo e diverso domicilio digitale e nell’irrogazione di una sanzione amministrativa, in misura raddoppiata, per le società (art. 2630 Codice civile), e, in misura triplicata, per le imprese individuali (art. 2194 Codice civile).

Per iscrivere la PEC al Registro Imprese, è possibile avvalersi di una delle seguenti modalità:

• se sei il titolare di un’impresa individuale o il legale rappresentante di una società, e sei in possesso di un dispositivo di firma digitale, puoi servirti della procedura “Pratica semplice”;
• se sei un utente registrato di registroimprese.it /Telemaco, puoi utilizzare il servizio DIRE per la compilazione e l'invio della pratica;
• puoi adottare una delle principali soluzioni di mercato per la compilazione e l'invio delle pratiche telematiche;
• puoi rivolgerti ad un intermediario, come la tua organizzazione imprenditoriale o il tuo professionista di fiducia.

L'iscrizione o la variazione della propria PEC nel Registro Imprese non costa nulla: si tratta di adempimenti gratuiti, esenti da bolli, diritti, tariffe.

Nel portale registroimprese.it
Gratuitamente, nella HomePage di www.registroimprese.it, l’utente occasionale può eseguire la ricerca di un’impresa attiva (“Trova Impresa”) e visualizzare, tra le altre informazioni, il suo domicilio digitale / indirizzo PEC.

Nel servizio Telemaco, Ricerca Imprese
Effettuando la ricerca di un’impresa (0,60 €), per denominazione o per codice fiscale/partita IVA, i risultati ottenuti forniscono a video diverse informazioni sull’impresa, tra le quali il domicilio digitale/ indirizzo PEC.

Nel servizio Telemaco, blocco visura “Sede e unità locali”
Individuata la sede legale dell’impresa d’interesse, selezionando “Visure e blocchi” e, subito dopo, il blocco “Sede e unità locali”, al costo di 1€ si può ottenere un documento con molte informazioni sia sulla sede legale sia sulle eventuali unità locali, incluso il domicilio digitale / indirizzo PEC.

Nella Visura camerale
Oltre ai dati specifici riguardanti la sede legale o le unità locali, si ottengono TUTTE le informazioni riguardanti l’impresa, compreso il domicilio digitale / indirizzo PEC, in un documento ufficiale del Registro Imprese.

Nel portale INI-PEC
Per conoscere i domicili digitali / indirizzi PEC di imprese e professionisti si può accedere gratuitamente al registro INI-PEC del Ministero dello Sviluppo Economico (MISE).

Nel portale iPA
Per conoscere i domicili digitali / indirizzi PEC delle Pubbliche Amministrazioni è a disposizione l’Indice dei domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori dei Pubblici Servizi (indicepa.gov.it).